Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu najpóźniej do 30 września roku następnego po roku, w którym urlop powstał. Termin jest decydujący, ponieważ ważne jest, aby pierwszy dzień urlopu przypadał przed końcem września. Jeśli pracownik rozpocznie korzystanie z zaległego urlopu właśnie 30 września, to obowiązek pracodawcy zostaje spełniony.

Warto podkreślić, że nieudzielenie urlopu w określonym terminie nie skutkuje utratą przez pracownika prawa do tego urlopu. Roszczenie o udzielenie zaległego urlopu przedawnia się dopiero po upływie 3 lat, co oznacza, że pracownik ma długi czas na jego wykorzystanie.

Niezastosowanie się do przepisów dotyczących udzielania urlopu może skutkować poważnymi konsekwencjami. Pracodawca naraża się na mandat, który może wynieść nawet 30 tysięcy złotych za wykroczenie związane z nieudzieleniem pracownikowi przysługującego urlopu.

Podczas trwania zatrudnienia pracodawca nie ma prawa do zmiany zaległego urlopu na ekwiwalent pieniężny. Taka możliwość pojawia się jedynie w sytuacji wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę. Na przykład, w okresie wypowiedzenia, pracodawca może nakazać pracownikowi wykorzystanie zaległego urlopu. Jeśli pracownik nie wykorzysta go w całości, pracodawca jest zobowiązany wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Jednakże istnieją kontrowersje dotyczące tego, czy pracodawca może zmusić pracownika do wzięcia zaległego urlopu bez jego zgody. W tej sprawie różne instytucje mają odmienne zdania. Państwowa Inspekcja Pracy twierdzi, że zgoda pracownika nie jest wymagana. Przykładem może być wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., który stanowi, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet jeśli ten się na to nie zgadza.

Warto również zaznaczyć, że Ogólnopolski Związek Zawodowy Inicjatywa Pracownicza krytycznie ocenia takie podejście, sugerując, że przywoływanie powyższego wyroku jako argumentu w tej sprawie jest mylne.

Podsumowując, pracownicy mają prawo do zaległego urlopu, a pracodawcy ponoszą odpowiedzialność za jego udzielanie w odpowiednich terminach. Zdarzenia związane z nieprawidłowym obiegiem urlopów mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych dla pracodawców, a dla pracowników do frustracji i niedogodności.