Faktury a Krajowy System e-Faktur: Co Musisz Wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, ale nie wszystkie dokumenty muszą być w nim wystawiane. Jakie są wyjątki i kto zyskuje na tym rozwiązaniu?

Podmioty Wykluczone z KSeF

Zasadniczo, KSeF nie będzie dotyczył podmiotów, które nie mają siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce. Nawet jeśli zagraniczny przedsiębiorca posiada biuro w Polsce, ale nie uczestniczy w danej transakcji, nie ma obowiązku wystawiania faktury w systemie.

Dodatkowo, sprzedaż B2C (klientom indywidualnym) również jest wyłączona z tego obowiązku. Faktury dla konsumentów mają charakter dobrowolny, co znaczy, że przedsiębiorcy mogą samodzielnie decydować o formie dokumentacji.

Uproszczone i Specyficzne Dokumenty

Nie wszystkie dokumenty pasują do sztywnego schematu KSeF. Na przykład bilety jednorazowe, takie jak zakup za przejazd autostradą czy komunikacją miejską, także są poza zasięgiem systemu, nie spełniając wymogów dotyczących danych.

Faktury uproszczone do kwoty 450 zł brutto, które mogą być zastąpione paragonem z NIP, również nie muszą trafiać do KSeF przynajmniej do 2027 roku. Po tym terminie, takie ułatwienia znikną.

Proforma i Noty Korygujące

Faktury proforma, które nie mają statusu dokumentów podatkowych, są dowodem na to, że niektóre dokumenty również zostaną przyjęte poza KSeF. Noty korygujące, którymi muszą być zaakceptowane i zamienione na faktury korygujące, także się w to wpisują.

Usługi Finansowe i Okresy Przejściowe

Niektóre usługi, takie jak transakcje bankowe, kredyty, czy usługi ubezpieczeniowe, także są zwolnione z systemu KSeF. To oznacza, że mogą one być dokumentowane w tradycyjnej formie.

Dla najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, także przewidziano okres przejściowy do końca 2026 roku, w którym mogą oni stosować dotychczasowe metody dokumentacji.

Kiedy KSeF stanie się Obowiązkowy?

Choć KSeF zyska wielu zwolenników, ważne jest, aby pamiętać o wyjątkach. Z początkiem lutego 2026 r. obowiązek fakturowania w systemie obejmie największe firmy, a od kwietnia także pozostałe. Przedsiębiorcy powinni zawczasu przemyśleć, jak dostosować swoje systemy do nadchodzących zmian.

Bezpieczniej jest znać wyjątki i być na nie przygotowanym, by uniknąć niepotrzebnych problemów w przyszłości.