Die Planung von Meetings wird oft zu einem wahren Kalendertetris – insbesondere wenn viele Menschen involviert sind. Es wird ein passender Tag oder Zeitrahmen gesucht, doch die Verfügbarkeiten der Teilnehmer sind häufig nicht kompatibel. Doodle-Umfragen sind oft der erste Schritt, um einen Überblick über die Terminlage zu erhalten, wobei die Ergebnisse oft frustrierend sind.

Ein Forschungsteam der Case Western Reserve University hat sich intensiv mit Doodle-Umfragen beschäftigt, und Co-Autor Harsh Mathur betont in einer Mitteilung: „Wenn Sie zu denjenigen gehören, die dazu neigen, pessimistisch über die Verfügbarkeit anderer zu denken, könnte diese Studie für Sie von Interesse sein.“

In ihrer Studie untersuchten die Forscher, wie die Anzahl der Teilnehmer (m), mögliche Meeting-Zeiten (τ) und die Abwesenheitszeiten der einzelnen Teilnehmer (r) den Erfolg von Doodle-Umfragen beeinflussen. Die Ergebnisse wurden in der Fachzeitschrift "The European Physical Journal B" veröffentlicht.

Ein Termin, der allen passt: Ein Informatik-Dilemma

Die zentralen Erkenntnisse sind ernüchternd: Je mehr Menschen in die Terminfindung eingebunden sind, desto unwahrscheinlicher wird es, einen gemeinsamen Termin zu finden. Insbesondere sinkt die Wahrscheinlichkeit signifikant, wenn mehr als fünf Personen beteiligt sind, besonders wenn deren Verfügbarkeit konstant bleibt.

Mathur erklärt weiter: „Mit zunehmender Teilnehmerzahl steigt die Zahl der erforderlichen Abfrage-Zeiten exponentiell an, was die Terminfindung zu einer herausfordernden Aufgabe macht.“ Wer es also schafft, mit einer großen Gruppe einen Termin zu finden, kann sich über eine bemerkenswerte Leistung freuen.

Der physikalische Hintergrund der Meeting-Planung

Ein weiteres spannendes Element der Studie ist der physikalische Bezug. Die Autoren identifizierten einen kritischen Punkt, an dem die Wahrscheinlichkeit, einen geeigneten Termin zu finden, dramatisch abnimmt – je mehr Personen absagen müssen. Diese Dynamik erinnert an Phasenübergänge in der Physik, wie den Wechsel von Eis zu Wasser. Mathur erläutert: „Die Schwierigkeit, einen Konsens zu erreichen, spiegelt die Komplexität von Phasenübergängen wider.“

Zusätzlich betonen die Forscher die Bedeutung von effizienter Kommunikation und klaren Agenda-Punkten während der Meetings, um trotz der Herausforderungen, die die Terminplanung mit sich bringt, produktive Ergebnisse zu erzielen.

Daher kann die nächste Meeting-Einladung trotz aller Schwierigkeiten auch als ein Test der Kommunikationsfähigkeiten innerhalb eines Teams angesehen werden. Sind Sie bereit, die Herausforderung der Terminfindung anzunehmen? Verhindern Sie Chaos und nutzen Sie die Erkenntnisse der Wissenschaft, um Ihre Meetings erfolgreicher zu gestalten!