E-Mails sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Kommunikation, nicht nur im persönlichen Bereich, sondern vor allem in der beruflichen Welt. Trotz des Anstiegs von Messaging-Apps und Telefonaten ist die Bedeutung von E-Mails weiterhin von großer Relevanz und wird in Zukunft eher zunehmen. Der Abschluss einer E-Mail mag der einfachste Teil sein, aber er ist auch der entscheidende Faktor, um eine Antwort vom Empfänger zu erhalten.

Eine umfassende Studie in den USA hat die Schlussformeln von über 350.000 E-Mails analysiert. Diese E-Mails stammen aus den Archiven von über 20 verschiedenen Online-Communitys. Bei der Analyse wurden acht verschiedene Schlussformeln betrachtet, deren Einfluss auf die Antwortrate und Reaktionsgeschwindigkeit untersucht.

Häufig verwendete Formulierungen

Zu den häufigsten verwendeten Formulierungen gehören:

1. Danke 2. Grüße 3. Cheers (in Deutschland eher unüblich) 4. Freundliche Grüße 5. Danke im Voraus 6. Vielen Dank 7. Beste Grüße 8. Mit freundlichen Grüßen

Die Resultate sind bemerkenswert: E-Mails, die mit einer Formulierung von „Danke“ endeten, erhielten signifikant mehr Antworten. Die Ergebnisse waren wie folgt:

- Danke im Voraus: 65,7 Prozent Antwortrate - Danke: 63 Prozent - Vielen Dank: 57,9 Prozent - Cheers: 54,4 Prozent - Freundliche Grüße: 53,9 Prozent - Grüße: 53,5 Prozent - Beste Grüße: 52,9 Prozent - Durchschnitt aller analysierten E-Mail-Verläufe: 47,5 Prozent

Obwohl es viele Varianten von Schlussformeln gibt, zeigt die Analyse, dass das simple „Danke im Voraus“ die höchste Antwortrate erzielt. Im Vergleich zum Gesamtdurchschnitt sind das beeindruckende 18,2 Prozentpunkte mehr.

Diese Erkenntnisse unterstützen die Ergebnisse einer früheren Studie aus dem Jahr 2010, die im „Journal of Personality and Social Psychology“ veröffentlicht wurde. Die Forscher Adam M. Grant von der University of Pennsylvania und Francesca Gino von der University of North Carolina führten ein Experiment mit 69 Universitätsstudenten durch, die in zwei Gruppen aufgeteilt wurden. Die Testgruppe erhielt eine E-Mail mit einer Dankesformel, während die Kontrollgruppe keine solchen Floskeln erhielt. Das Ergebnis war eindeutig: Die Empfänger mit Dankesformel boten doppelt so häufig Hilfe an.

In Anbetracht dieser Ergebnisse können wir Schlussfolgerungen darüber ziehen, welche Kommunikationsstrategien effektiv sind. Ein einfaches „Danke im Voraus“ kann also nicht nur Höflichkeit ausdrücken, sondern auch entscheidend für den Erfolg der Kommunikation sein. In einem hektischen Arbeitsumfeld, wo jeder Zeitdruck verspürt, kann eine wohlüberlegte Schlussformel den entscheidenden Unterschied machen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre Nachricht die gewünschte Reaktion hervorruft. Die Analyse lehrt uns zudem, dass Höflichkeit und Wertschätzung in der digitalen Kommunikation nach wie vor von größter Bedeutung sind.