Wyjątki od obowiązkowego KSeF: Co musisz wiedzieć?

Nowe regulacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadzają istotne zmiany, ale nie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w tym systemie. Zobacz, które z nich mogą być pominięte!

Kto jest wyłączony z KSeF?

Podmioty zagraniczne, które nie mają siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce, są zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF. Co więcej, jeśli zagraniczny podatnik ma stałe miejsce działalności w kraju, ale nie uczestniczy w konkretnej transakcji, faktura również nie musi być wystawiona w systemie.

Sprzedaż B2C poza KSeF

Faktury wystawiane na rzecz konsumentów prywatnych (B2C) również są wyłączone z KSeF. Tutaj przedsiębiorcy mają możliwość wystawienia takich dokumentów poza systemem, aczkolwiek mogą zdecydować się na e-fakturę, aby uprościć obieg dokumentacji.

Transakcje unijne i e-commerce

Transakcje, które są objęte procedurami unijnymi OSS i IOSS, jak sprzedaż wysyłkowa czy e-commerce, również nie wchodzą w zakres KSeF. Tutaj stosowane są inne zasady raportowania, a odbiorcami najczęściej są osoby fizyczne, co zwalnia przedsiębiorców z dodatkowych obowiązków.

Specyfika dokumentów i uproszczone faktury

Niektóre dokumenty, takie jak bilety jednorazowe za transport czy faktury uproszczone do kwoty 450 zł, także nie znajdą się w KSeF. Do 2027 roku fakty te mogą być wystawiane na paragonach z NIP, co w okresie przejściowym nie wymaga ich wprowadzenia do systemu.

Inne dokumenty poza KSeF

Dokumenty takie jak faktury proforma, noty korygujące, czy noty odsetkowe również są wyłączone z KSeF. Oznacza to, że ich wystawianie odbywa się poza systemem, co jest istotną informacją dla przedsiębiorców.

Usługi finansowe i okresy przejściowe

Warto zaznaczyć, że niektóre usługi zwolnione z VAT również nie wymagają stosowania KSeF. Przykładami są transakcje związane z walutami, usługi ubezpieczeniowe, czy kredyty.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył większości faktur, a pełne wdrożenie planowane jest na luty 2026 roku dla największych przedsiębiorstw. Mniejsze firmy, które do końca 2026 roku osiągają niższe przychody, będą mogły korzystać z dotychczasowej formy wystawiania dokumentów.

Podsumowanie: Przygotuj się na zmiany!

Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do cyfryzacji oraz wdrożenia systemów, które ułatwią im proces fakturowania. Istotne jest także, by znajomość wyjątków pozwoliła na uniknięcie zbędnych prób wprowadzania do KSeF dokumentów, które nie są do tego przeznaczone.