Tuoreimmat tiedot valtioneuvoston kanslian tiedoista osoittavat huolestuttavaa tiedettä: Erityisesti Liikenne- ja viestintäministeriö on jäänyt jälkeen tehokkuudessa. Ministeriön tiloista vain 21 prosenttia on käytössä, mikä tarkoittaa, että peräti 79 prosenttia tiloista on tyhjillään! Tämä on selvää merkkiä siitä, että etätyö on ottanut vallan ja perinteinen toimistotyö on menettämässä merkityksensä.

Ulkoministeriössä sen sijaan työpisteet ovat käytössä melko hyvin, sillä Merikasarmin rakennuksista E ja H tarjoavat 83 ja 81 prosentin käyttöasteita. Kuitenkin koko hallintokenttä näyttää siirtyvän yhä enemmän etätyöhön, mikä hämmästyttää asiantuntijoita. Tiedot viittaavat siihen, että yhä useammat ministeriöt harkitsevat toimipisteidensä pienentämistä, sillä etätyömahdollisuudet näyttävät olevan pysyviä.

Käyttöasteiden mittaus tapahtui keväällä 2024, ja se perustuui kulunvalvontajärjestelmiin – kuitenkin puolustusministeriö poikkesi menettelyistä. Lähitulevaisuuden suunnitelmat näyttävät myös, että etätyön yleistyminen jatkuu, ja jopa perinteisten ministeriöiden toimitilat saattavat joutua tarkasteluun.

Etätyö on haaste ja mahdollisuus samaan aikaan

Valtion työntekijöistä noin puolet voi tehdä etätyötä, mikä tuo työmarkkinoille lisää joustavuutta. Valtiovarainministeriön henkilöstöpolitiikkayksikön Johtaja Juha Madetoja kertoo, että etätyö on noussut valtavaksi suosion aiheeksi:

"Mikäli ajaudumme tilanteeseen, jossa fyysisiä työpisteitä tarvitaan vähemmän, on ministeriöiden tarkasteltava toimitilojen käyttöä kriittisesti ja arvioitava, mitä tarvitaan tulevaisuudessa."

Madetoja huomauttaa myös, että valtiolla ei ole ehdotettuja yhteisiä suosituksia etätyön mahdollisuuksista, ja ministeriöt määrittelevät käytäntöjään itsenäisesti. Samoin Suomi ei ole ainoa maa, joka käy läpi tällaisia muutoksia. Esimerkiksi monilla länsimailla on alkamassa vastaavia uudistuksia.

"Sosiaalisuus ja innovaatio ovat tärkeitä, ja yhteydenpidolle hankitaan yhä enemmän keinoja myös etätyössä," hän lisää.

Etätyön rajoitukset ja mahdollisuudet

Vaikka etätyö on kaikille mahdollista, Ulkoministeriö on selkeästi määritellyt, että tietyissä tehtävissä, jotka liittyvät arkaluonteisiin tietoihin tai kansainvälisiin velvoitteisiin, etätyö ei ole vaihtoehto. "Meidän on suojattava tietoa ja varmistettava jatkuvuus," sanoo hallintojohtaja Pirjo Tulokas.

Ministeriön mukaan ne, jotka voivat työskennellä etänä, velvoitetaan olemaan paikalla kolmena päivänä viikossa. Tästä voi kuitenkin poiketa ainoastaan esihenkilön suostumuksella, jos työntekijän vastuisiin kuuluu jatkuvaa läsnäoloa.

"Hybridityömallit ovat kysyttyjä, ja ne näyttävät tuottavan parasta tulosta. Tavoitteena on löytää tasapaino läsnäolon ja etätyön välillä," Tulokas lisää.

Onko tiloille enää tarvetta?

Nykyiset tilastot herättävät kysymyksiä ministeriöiden tilatarpeista tulevaisuudessa. Mikäli etätyösaavutettavuus säilyy, onko hallitusten tarpeen pitää näin suuria toimitiloja? Tutkijat ehdottavat, että ministeriöiden olisi syytä harkita tilaansa kriittisesti ja miettiä, kuinka työskennellään tehokkaasti modernin maailman vaatimusten mukaisesti.